Hoe stel je de juiste vragen?

Data verzameling, koppeling en preparatie zijn voor organisaties tegenwoordig geen nieuwe termen meer. We zijn waarschijnlijk allemaal wel eens gestart met het visualiseren van deze verzamelde data zonder werkelijk een plan te maken of de juiste vragen vooraf te stellen. Zo heb ik zelf eens een volledig dashboard ontwikkeld in het Nederlands waarna ik bij de oplevering de vraag kreeg of deze toch in het Engels kon worden opgeleverd. Je kunt je voorstellen dat dit had kunnen worden voorkomen door vooraf een simpele vraag te stellen naar de eindgebruikers van het dashboard. 

Het werkelijk bepalen wat mensen willen visualiseren is geen gemakkelijke vraag en vaak zelfs een grotere uitdaging dan het visualiseren van het dashboard zelf. Steven Few deelt in zijn boek Information Dashboard Design zijn meest gestelde vragen. In dit artikel geef ik een toelichting waarom het belangrijk is om minimaal deze zes vragen te stellen. 

1. Hoe vaak wil je dat de informatie wordt ververst en waarom zou je willen dat deze frequentie wordt aangehouden? Zeker wanneer een live connectie wordt gemaakt met bijvoorbeeld databases is het belangrijk om inzichtelijk te hebben wanneer er wordt gerapporteerd op de resultaten. Dit aangezien kosten kunnen zijn verbonden aan het verversen van de data. Rapporteer en bekijk je enkel de resultaten op maandag dan kan de verversing van de data hierop worden aangepast.
   
   
2. Wie zijn de eindgebruikers van het dashboard? Is dit enkel voor jouw eigen gebruik, een groep mensen of zijn het collega’s van verschillende afdelingen? Wanneer het dashboard enkel voor eigen gebruik is zal minder uitleg van definities nodig zijn om het dashboard te gebruiken. Als het dashboard wordt gedeeld met grotere afdelingen is meer toelichting noodzakelijk zodat data op dezelfde manier wordt geïnterpreteerd en eventuele filters op de juiste manier worden gebruikt. Wanneer het dashboard wordt gebruikt voor verschillende lagen binnen een organisatie, denk dan ook na over de diverse doelen die men heeft en wat het gemeenschappelijke doel is.
   
   
3. Welke vragen moet het dashboard beantwoorden? Wil jij als marketeer bijvoorbeeld direct kunnen bepalen of de omzet is gestegen t.o.v. voorgaande periode, maand of jaar en dit kunnen rapporteren aan jouw manager of heb jij als HR de rol om inzicht te krijgen in het ziekteverzuim van jouw personeel? Belangrijk hierbij is dat je ook altijd bedenkt welke actie je wilt ondernemen wanneer je deze antwoorden hebt uit het dashboard. Het is altijd een goed idee om 3 hoofdredenen te bedenken waarom het relevant is om het dashboard te ontwikkelen.
   
   
   
4. Welke specifieke items van informatie moeten worden getoond in het dashboard? Maar misschien nog wel belangrijker, wat vertellen deze metrics en waarom zijn deze belangrijk om op te rapporteren? Het komt vaak voor dat alle metrics uit een tool worden gehaald, maar slechts drie metrics waar werkelijk op gerapporteerd wordt of conclusies uit kunnen worden getrokken. Denk ook na of het wenselijk is om data te aggregeren of weg te laten om de snelheid van het dashboard te vergroten en eventuele kosten van de query (zie ook eerste punt) te verlagen.
   
   
5. Welke van deze specifieke items van informatie is het belangrijkste om de doelen te behalen? Houd tijdens het creëren van het dashboard rekening met de positionering van de worksheets. Plaats de belangrijkste content bovenaan, minder belangrijke content rechtsonder het dashboard.
   
   
6. Wat zijn de juiste vergelijkingen om de data in het dashboard ook in context te kunnen plaatsen? Bijvoorbeeld, wanneer omzet in het dashboard wordt getoond, met welke omzet kan dit worden vergeleken om de juiste conclusies te trekken? Het vergelijken van data heeft enkel nut wanneer het ook realistisch is om de data met elkaar te vergelijken. Enkele voorbeelden: 
   – Year-to-date, 
   – Vorige week;
   – Vorige maand
   – Financiële periode 
   – Gelijke periode vorig jaar
   – etc. 

Naast bovenstaande vragenlijst van Steven Few stel ik zelf ook hele praktische vragen als Wat is de gewenste taal van het dashboard? Op welk device wordt het dashboard gebruikt; desktop, mobile, tablet of zelfs nog print? Is er een huisstijl/font beschikbaar om te gebruiken? Zeker het device zal een grote impact hebben op het visualiseren van een dashboard. Wist je dat het in Tableau mogelijk is om voor jouw ieder device een eigen design te ontwikkelen? 

Uiteraard is bovenstaande vragenlijst geen vast omlijnde lijst maar resulteert wel vaak in minder ruis gedurende het project en een efficiënter eindproduct. Welke vragen stel jij bij aanvang van een project?

Op zoek naar meer nuttige tips en tricks? Bekijk onze andere blogs of kom eens langs tijdens een van onze events. Je kunt ook mijn Tableau Public profiel volgen voor meer visualisaties.