Datagedreven werken: hoe maak je de juiste keuzes vooraf?

Organisaties die beginnen met datagedreven werken, willen in eerste instantie vaak vrij simpele dingen. Ze werken in Excel of hebben net PowerBI aangeschaft en er zijn een paar bruikbare rapporten. Maar dan vertraagt de vooruitgang. Dat kan meerdere oorzaken hebben: mensen raken het overzicht kwijt. Ze krijgen geen goede nieuwe dashboards omdat ze de tools niet goed aan de praat krijgen. Of ze krijgen het simpelweg niet door de organisatie heen uitgerold omdat zich daar weerstand bevindt.  In veel gevallen is deoorzaak terug te leiden op het niet maken van de juiste bewuste keuzes vooraf. In dit artikel geven we een aantal tips & tricks om dit voor jouw organisatie te voorkomen.

Start met de ‘Why’

Wellicht ken je de Golden Circle van Simon Sinek, een eenvoudig maar krachtig model om bijvoorbeeld strategische besluiten te nemen. Wat we vaak zien – en wat je met dit model kan voorkomen – is dat organisaties aan de verkeerde kant beginnen. Want datagedreven werken begint niet met de aanschaf van PowerBI of Tableau. Datagedreven werken begint met de vraag: wat is onze bedrijfsstrategie en hoe kan data ons helpen sneller, beter, intelligenter of efficiënter te werken en onze doelen te bereiken? Vanuit die doelen bepaal je dan hoe je gaat werken. En pas daarna bepaal je wat je bijvoorbeeld voor tools moet aanschaffen.

Voorkom frustratie

Deze aanpak helpt ook om frustratie vanuit de business te voorkomen. Als jouw data team bouwt wat iemand vraagt zonder de bredere context goed te begrijpen, dan lever je vaak net niet wat de echte behoefte is. En dan krijg je weerstand. Ons advies: maak iedereen vooraf duidelijk waar we als organisatie naartoe werken, wat het gaat opleveren en neem iedereen mee in deze nieuwe manier van werken. Mensen moeten zin krijgen om ermee te gaan werken en dat bereik je alleen als ze het doel ervan begrijpen. Dat begint trouwens al bij de uitvraag: als je een partner of softwarepakket voor jouw datavraagstukken zoekt, dan is de kans op succes veel groter als vooraf duidelijk is wat jouw organisatie daarmee wil bereiken.

Voer regie over nieuwe ontwikkelingen

Als datagedreven werken succesvol ingebed raakt in de organisatie, dan gaan de collega’s de toegevoegde waarde ervan zien en zal je merken dat er nieuwe ideeën en initiatieven over de inzet van data ontstaan. Maar hoe bepaal je als organisatie welk initiatief wel of niet wordt uitgevoerd? Dit is belangrijk om een wildgroei aan dashboards en rapporten te voorkomen en te zorgen dat de kosten en toegevoegde waarde in balans blijven.

Vrij denken leidt tot innovatie

Tegelijkertijd kan vrij denken, zonder te veel beperkingen vooraf, leiden tot echte innovatie. Als geen idee op voorhand te gek is dan kan je in oplossingen gaan denken die nu nog niet mogelijk zijn. Dat is exact wat succesvolle disruptieve bedrijven zoals Just Eat Takeaway, Booking en Meta hebben gedaan. Daarbij kijk je eerst naar wat het mogelijk oplevert, en pas daarna naar de haalbaarheid. Heb je de juiste kennis, skills en technologie in huis? Heb je toegang tot de (publieke) data die daarvoor nodig is? En zo nee: hoeveel tijd, geld en menskracht kost het om die wel te krijgen?

Regie in de praktijk

Wat we in de praktijk vaak zien is de vorming van een groep mensen die de belangen behartigen van verschillende afdelingen. Ons advies: breng niet alleen een groep mensen bij elkaar die allemaal hun eigen belangen behartigen, maar zorg dat de strategische doelstellingen van de organisatie in de besluitvorming worden meegenomen. De objectiviteit moet soms groter zijn dan hun eigen belang. Voor een klant hebben we hiervoor een keer een pragmatische oplossing bedacht waarbij iedereen alle ideeën mocht insturen. Dat liep uiteen van een dashboard wat er op gericht was om 10% te bezuinigen tot het aanpassen van een kleur in een staafdiagram. Daar werd eerst een snelle check om gedaan, om te beoordelen of het langs een commissie moest die besloot over de uitvoering. Maar daar werd ook gekeken naar de impact: wat zijn de kosten en wat is de toegevoegde waarde? Initiatieven met lage impact die bijvoorbeeld wel de tevredenheid van werknemers konden verhogen,
hoefden niet langs de commissie maar werden direct goedgekeurd.