Gebruikt jouw organisatie nog Excel als belangrijkste tool om bedrijfsdata te verwerken en te analyseren? Dan is het wellicht tijd voor een volgende stap op weg naar een datagedreven organisatie: een BI-systeem. Waarom? Dat leggen we je hier graag uit. En natuurlijk bieden we je ook een alternatief!
Goede informatievoorziening is voor elk bedrijf van levensbelang, wat je mission statement ook is. Veel organisaties beschikken over meer data dan ze denken; data die op het juiste moment in de handen van de juiste medewerkers voor snellere en betere besluitvorming kan zorgen. Maar vaak is de datavoorziening niet goed op orde, waardoor medewerkers terugvallen op het aloude onderbuikgevoel of – net iets minder oud – Excel.
Stel: je bent een bestuurslid, afdelingshoofd of analist bij een bedrijf. Je begrijpt het belang van accurate informatie best, je maakt immers regelmatig gebruik van je Excel-rapportaqes. Je kent de belangrijkste formules, je weet waar de meeste data vandaan moet komen en hebt uitgebreide spreadsheets waarin de belangrijkste bedrijfsresultaten staan. Kortom, je bent al serieus bezig met bedrijfsinformatie, ook wel business intelligence of BI genoemd.
De problemen met Excel
Helaas moet je om rapportages te maken vaak steeds opnieuw handmatig (nieuwe) gegevens invoeren. Dat is vervelend, tijdrovend en foutgevoelig werk, zeker als je met meerdere mensen in hetzelfde bestand werkt. Het wordt er bovendien niet makkelijker op nu steeds meer bedrijfssystemen volledig in de cloud werken hun data liever niet exporteren, of alleen in vreemde file formats. Daarnaast zijn gevoelige bedrijfsinformatie en persoonsgegevens moeilijk te beschermen als je niet kunt controleren wie toegang heeft tot welke data, of als er losse databestanden rondzwerven op harde schijven of in mailboxen.
En als je dan eenmaal alle gegevens bij elkaar hebt en je rapportage is opgebouwd… Zeg eens eerlijk, is dit echt het meest heldere rapport dat je je kunt voorstellen? Weet je zeker dat alles erin staat? Waarschijnlijk niet. Excel is een geweldig programma, maar in termen van automatisering, veiligheid en helderheid voldoet het simpelweg niet meer aan de huidige standaarden voor een modern BI-systeem.
Het alternatief: een BI-systeem
Een BI-systeem is (meestal) een verzameling van meerdere tools, die samen vier kerntaken in de data pipeline verzorgen. Dat zijn: verzameling, beheer, analyse en presentatie.
Dat werkt als volgt: eerst wordt de data – op vastgestelde tijden – uit alle verschillende bedrijfssystemen opgehaald en verzameld op een centrale en beveiligde plek. Daar wordt de data waar nodig volgens vastgestelde regels opgeschoond, samengevoegd en voorbereid voor analyse – die gedeeltelijk al centraal plaatsvindt. Zo zorg je dat iedereen in het bedrijf dezelfde data als uitgangspunt neemt (“one source of truth”), en dat alle eindgebruikers alleen beschikking hebben over de gegevens die ze moeten of mogen zien.
Je collega’s en medewerkers kunnen de data dan gerust gebruiken voor nadere (ad hoc) analyse en presentatie. Vaak gebruik je hiervoor visualisatietools als Tableau of Power BI. Datavisualisaties zijn namelijk sneller en accurater te lezen dan tabellen met kleine cijfertjes. Ook is het makkelijker om interessante trends of patronen te ontdekken, kun je interactie met en tussen visualisaties mogelijk maken en wordt presenteren een eitje.
The Information Lab is al bijna 10 jaar specialist in het leveren van BI-oplossingen op maat. Wij werken samen met de grootste en meest betrouwbare systemen als Snowflake, Alteryx en Tableau om alle stappen in het BI-proces volgens de best practices te doorlopen. Wil je meer weten over onze visie en werkwijze? Lees dan hier de volledige white paper. Heb je liever persoonlijk contact? Wij ook. Je kunt ons bereiken via info@theinformationlab.nl en 020 261 4741. Of laat hier je gegevens achter, de komen wij zo snel mogelijk bij je terug.
* Image rights: Milajopython, CC BY-SA 4.0 https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0, via Wikimedia Commons | https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Excel.png