Er zijn vele manier van rapporteren. Wat past er nu het beste bij jou en je organisatie?
Deze vraag is niet zo even in een blog te beantwoorden. We weten wel dat het gaat om het overbrengen van informatie op detail of globaal niveau. De data kwam vroeger altijd van een persoon met een bepaalde expertise, die dit deelde met zijn collega’s en managers. Deze expert geeft de belangrijkste informatie door, waarbij details worden gegeven als ernaar wordt gevraagd. Dit deden de Romeinse legioenen 2000 jaar geleden al.
Excel
Tegenwoordig hebben we vele systemen waar we data in opslaan. En van deze data kunnen we informatie maken. Dit doen we met rapportage oplossingen. Hiervan is de meest gebruikte denk ik Excel. Nadeel is dat het automatiseren hiervan wel kan, maar alleen de echte experts kunnen dit opzetten. Dus gaat er heel veel tijd verloren aan telkens weer dezelfde rapportage maken. Daarnaast is het voor je data governance ook niet al te best – klanten bestanden zwerven door het hele bedrijf en wellicht daar buiten.
Business Objects
Om het handmatige werk weg te halen zijn er in het verleden systemen gekomen zoals Business Objects. Deze oplossing zien we nog steeds bij veel grote bedrijven gebruikt worden. In de basis kun je met BO prima automatiseren, echter is het maken van duidelijke visualisaties nog niet zo gemakkelijk. Je hebt nog steeds experts nodig om dit uit te voeren. We zien dan ook dat BO heel veel gebruikt wordt om PDF’s rond te sturen, die zijn gemaakt door een BO expert. Nadeel is dat als je een vraag hebt op basis van het rapport, je weer terug moet naar deze BO expert (en dat kost vaak veel tijd gezien hij/zij nogal druk is door alle aanvragen). Je moet dus lang wachten om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Daarbij zien we ook dat veel gebruikers exports van data uit BO halen om vervolgens in Excel te bewerken. Niet echt waar we naar op zoek zijn toch?
Self Service BI
Sinds een jaar of 10 zien we nieuwe platformen opkomen waarbij je als eind gebruiker zelf relatief gemakkelijk rapportages kunt maken, self service BI. Je hebt dus niet meer de expert nodig, en je kunt meteen je antwoorden zoeken die je nodig hebt om de beste beslissing te nemen. Voorbeelden van deze nieuwe platformen zijn Tableau, PowerBI, Qlik, Looker, MicroStrategy en nog een aantal andere spelers. De grote verschillen zitten in hoe snel je vertrouwd raakt met de tooling, hoe snel je aanpassingen kunt maken, hoe je antwoorden kunt vinden op vragen die je nog niet had etc. Als je even terug denkt aan de Romeinse Centurio die verslag uitbrengt aan de hogere officier; er zit veel data in het hoofd van de Centurio. De officier kan met veel vragen stellen, antwoorden krijgen waarmee hij nieuwe beslissingen kan nemen. Echter kan de Centurio ook data geven waar niet om gevraagd wordt, maar die cruciale informatie kan worden, waarmee de strijd gewonnen kon worden.
Tableau
Met Tableau kun je met Ask Data nu heel eenvoudig vragen stellen aan je databronnen, en krijg je een visuele presentatie en antwoorden op je vragen. Maar je kunt ook “graven” in de data en informatie vinden die je niet verwacht, en waarmee je het verschil kunt maken. En met Explain Data wordt het nog leuker, want dan legt Tableau zelf uit wat er gebeurd binnen een bepaald data punt. Dit allemaal om de strijd te kunnen winnen, van wat dan ook (zie bv deze succes verhalen).
Werk je nog met oudere rapportage systemen, dan is het interessant om eens te kijken naar vervanging door bv Tableau. Je gaat sneller resultaten zien, je eindgebruikers worden er gelukkig van, je data governance krijg je op orde, je bespaart enorm veel tijd en waarschijnlijk hou je budget over.
Herkenbaar?
Is bovenstaand herkenbaar? Neem dan contact met me op, om te zien of we het rapportage proces kunnen verbeteren.