Verversen van data in Tableau kan soms een beetje verwarrend zijn, voornamelijk door het feit dat er een aantal plaatsen zijn waar data kan worden ververst. Dit is een voorkomend issue waar mensen mee worden geconfronteerd, Google search op “why won’t Tableau refresh my data” (waarom ververst Tableau mijn data niet) resulteert in het volgende:
Het kan frustrerend zijn om de refresh button te gebruiken terwijl soms nieuwe data niet wordt geüpdatet in Tableau zoals je had verwacht. Dit komt meestal doordat Tableau geen directe connectie heeft met de datasource die wordt bijgewerkt.
Ik zal starten met het toelichten van het verversen van data door middel van Tableau Desktop (TD). Daarna zal ik ook toelichten hoe je Tableau Server (TS) kunt gebruiken voor het verversen van je data sources.
Verversen (Refresh) met Tableau Desktop
De belangrijkste indicator om aan te geven wat je eigenlijk ververst in TD zijn de iconen in het Data Source venster:
Locally connected files / directe connectie met lokale bron; verversing laadt nieuwe data uit het bestand waar de connectie op gemaakt is. Als je gebruik maakt van een packaged workbook (.twbx) dan zie je wellicht een local data source, maar het bestand zal worden opgeslagen in een ‘Temp’ (tijdelijke) locatie. Packaged workbooks hebben geen connectie met de originele data source.
Locally created extract / lokaal aangemaakt extract; verversing vindt plaats door te connecteren met lokaal opgeslagen extract, NIET met de originele data source. Dus als je verbonden bent met een extract, zal de refresh button alleen verbinden met de snapshot die aangemaakt was toen het extract initieel gegenereerd werd. Daarom zul je in dit geval een refresh extract moeten uitvoeren om de data te verversen.
Extract op TS; verversing zal connecteren met het extract welke is opgeslagen op de server, NIET de originele data source. Om de data te verversen kun je kiezen voor “Refresh from source” (ververs vanuit bron).
Downloaded extract van TS; verversing zal connecteren met het extract welke is opgeslagen op de server, NIET de originele data source. Om de data te verversen in je extract kun je kiezen voor “Refresh from source” (ververs vanuit bron) OF je kun kiezen voor “Edit data source” (bewerk data source) en vanaf daar het extract verversen.
TIP: Als je klikt op “Properties” vanuit het data source menu toont de locatie van de data source
TIP: In TD kun je F5 gebruiken om de connectie naar een data source te verversen (bijv. een tde)
Verversen (Refresh) met Tableau Server
Ook op TS is het meest voorkomende issue met het verversen van data sources, het niet direct verbonden zijn met de bijgewerkte data source. Als een workbook is geupload naar TS en verbonden is met een lokaal extract of live met een lokale data source dan zal de data source worden gepackaged met het workbook tijden upload. Door verversen van de data sources op TS zal er verbinding worden gemaakt met de packaged data source en NIET met de originele data source. Daarom zullen wijzigingen in de originele data source NIET reflecteren in de workbooks.
Om een data source op TS te verversen, moet je eerst de data source uploaden naar TS. De eenvoudigste manier om dit te doen is om een extract te publiceren van data source en er zeker van te zijn dat je de credentials/inlog gegevens van de data source opgeeft. In Tableau 9.3 zul je worden geattendeerd om de data source om te zetten naar extract op TS (voor 9.3 moet je het extract downloaden op TS en de primaire data source wijzigen). Dit zal automatisch het icoon bijwerken en het workbook zal nu verbonden zijn op het extract op de TS. Wanneer je nu een workbook upload naar TS en deze wilt verversen, zal er een connectie worden gemaakt naar de data sources en het extract zal worden bijgewerkt, inclusief elk workbook die hier naar toe verbindt.
Om een bestand dat is opgeslagen op een lokale machine of gedeelde schijf te verversen, moet je de data uploaden naar TS met gebruik van het UNC path. Dus als de data source is opgeslagen op C:\data.xls dan wordt het UNC path iets als \\workstation1\c$\data.xls
Als je geen UNC path gebruikt dan zal het extract op de server niet ververst worden en de data in de verbonden workbooks wordt dan dus ook niet bijgewerkt. Je zult ook de data source in het workbook moeten vervangen met het extract op de server om ervoor te zorgen dat het workbook zal worden bijgewerkt door een extract die op de server is aangemaakt.
Een ding om te onthouden met betrekking tot het verversen op TS is dat je niet direct kunt zien dat een extract wordt uitgevoerd, het gebeurt namelijk op de achtergrond zonder duidelijke indicatie. Echter, het extract zou er niet langer over moeten doen dan als je deze zou uitvoeren in TD, het zou dus zinvol zijn om eerst even te testen in TD hoe lang het daar duurt.