Dus je hebt een gloednieuwe server licentie gekocht, van harte! Nu is het zaak om deze geïnstalleerd en up-and-running te krijgen binnen je organisatie. Makkelijk toch? Het installeren van Tableau server is inderdaad behoorlijk simpel. De uitdaging is vooral om alles van tevoren goed te hebben voorbereid, zodat je a) niet zit te wachten tijdens de installatie op aanvullende gegevens, en b) je een vliegende start kan maken om je content en structuur op te zetten.
Je hebt iemand nodig binnen IT om je systeem in te richten, of misschien lees je de documentatie en doe je het allemaal zelf, of misschien vraag je hulp van een consultant van The Information Lab. IT kan dan zorg dragen voor de geschikte hardware. Ze zullen ook een aantal zaken kunnen regelen die ervoor zorgen dat de server naar behoren kan werken. Nu we het er toch over hebben, er is een lijstje met zaken waar je even aan zou moeten denken om goed voorbereid te zijn. Hier is deel 1 van dit lijstje.
Aan het uitrollen en beheren van een Tableau Server zijn een aantal verantwoordelijkheden gekoppeld die ik zou categoriseren in twee verschillende rollen – een rol voor eigenaar/beheerder van de content op de server (content admin) en een andere die het systeem(landschap) en het onderliggende server inricht en beheert (system admin).
Eigenaarschap van deze rollen varieert – wellicht combineer je zelf deze twee rollen in je organisatie, of misschien worden de verantwoordelijkheden verdeeld onder een groot team van mensen. In beide gevallen zullen dezelfde regels gelden.
In deze blog zullen we het hebben over de overwegingen bij voorbereiding van de content admin rol. Hou onze blog in de gaten voor deel 2, waar we het zullen hebben over het voorbereiden van je Tableau Server uitrol vanuit een IT/sysadmin oogpunt. Hou in gedachten dat dit een lijst van te overwegen zaken is voorafgaand aan installatie/configuratie/dagelijks beheer. Ik heb met opzet geen onderwerpen meegenomen voor post-installatie zaken, zoals bijvoorbeeld server housekeeping and backups etc.
8 tips voor content admins voor het plannen van een Tableau Server deployment
1. Hoe gaat je ontwikkelproces eruit zien?
Zijn jullie een organisatie waar wordt gewerkt met een traditionele software ontwikkel cyclus? Dan wil je server omgeving wellicht zodanig inrichten dat het een Software Development LifeCycle (SDLC) ondersteunt, zoals bijv. User Acceptance Testing (UAT)/productie. Dat is prima, maar je zult ook een sandbox (proeftuin) omgeving willen hebben waar je gebruikers in kunnen experimenteren. Bedenk welke verschillende omgevingen je nodig hebt en maak hier een aantekening van. Hou in gedachten dat het traditionele concept van een ontwikkelomgeving prima bij Tableau past. Ontwikkel in Tableau Desktop en publiceer dan naar een Tableau Server voor testen en tenslotte kun je promoten naar productie.
2. Begrijpen van je Tableau Server content hiërarchie
Begrijp goed het verschil tussen sites en projects. Deze stellen je in staat om je groepen en content te organiseren in logische ‘ bakjes’, maar ze hebben verschillende doeleinden. Mijn stelregel? Voorkom het gebruik van sites, tenzij je een duidelijke use0-case hebt voor multi-tenancy (meerdere entiteiten of strict gescheiden gebruikersomgevingen). Groepeer je content anders door middel van projects, voor grotere flexibiliteit.
3. Hoe ga je de content onderbrengen in deze structuur?
Ga je je content groeperen per omgeving, business area, auteur of functie? Denk na over je publiek voor de content, hoe moeten de permissies beheerd worden voor elke groep met content? Zet dit af tegen de server hiërarchie met in het achterhoofd de werking van sites en projects.
4. Hoe ga je de users, groups, en permissies inrichten en beheren?
Je zult waarschijnlijk de interne Active Directory willen gebruiken voor de gebruikers authenticatie in Tableau Server. Wist je dat je ook Active Directory groepen kunt importeren in de server? Dat is een goede manier om de toegang en permissies op Tableau content te beheren, zonder handmatig groepen aan te maken en te beheren op de server zelf. Misschien is je Active Directory al ingericht met een indeling van groepen die overeenkomt met het permissie model die je nodig hebt om toegang te krijgen tot de content op je server. In dat geval hoef je alleen die groepen te importeren en ze in sync te houden.
Lees ons artikel over de werking van permissies, bijgewerkt voor versie 9.2 hier; of als je nog op versie 8.x zit dan kun je deze blog (Engelstalig) lezen van collega Chris Love.
5. Hoe vaak ga je upgraden? (Werk hiervoor samen met de system admin, aangezien dit een gezamenlijke strategie zou moeten zijn)
Tableau kent een snelle release cyclus, doorgaans komt er elke maand een maintenance release (bijv. 9.1.2), twee tot drie point releases (bijv. 9.3) per jaar, en een major release (bijv. 10.0) elk jaar. Als je een kleine of flexibele IT afdeling hebt dan is het verstandig om zo vaak mogelijk te upgraden, om zo snel mogelijk gebruik te kunnen maken van alle nieuwe features en bugfixes, maar zorg wel dat de nieuwe release eerst getest wordt op een van je non-productie omgevingen (wist je dat je drie server omgevingen mag inrichten met een licentie sleutel?). Grotere organisaties kunnen overwegen om per kwartaal te upgraden, of slechts twee keer per jaar. Langer dan dat zou ik niet aanbevelen: de frequentie waarmee Tableau nieuwe features introduceert in haar producten leidt er dan toe dat je gebruikers lange tijd geen gebruik kunnen maken van deze nieuwe functionaliteit als je bijvoorbeeld maar een keer per jaar upgradet.
6. Ik weet nog niet de helft van deze vragen te beantwoorden, hoe ga ik dit nu aanpakken? Ik heb hulp nodig!
Power users kunnen je helpen! Als je hele organisatie nog nieuw is met Tableau, probeer dan die gebruikers te vinden die in eerste instantie het meeste gaan publiceren naar Tableau Server en zorg dat zij worden betrokken bij het planningsproces. Zij zullen extra permissies nodig hebben voor het publiceren naar de server en misschien zul je sommige van hen toekennen als project leaders, of zelfs server of site administrators zodat ze gebruikers en content kunnen beheren. Als je nieuw bent in Tableau, maar gebruikers hebt die als Tableau Desktop gebruiken, zorg dan dat je deze collega’s informeert over de aanstaande server uitrol en overweeg een intern forum aan te maken om hierover te kunnen sparren en om best practices te delen.
7. Vereenvoudig alles wat je tot nu toe voorbereid hebt.
Een veelvoorkomende fout tijdens het uitrollen van Tableau Server is om (te) veel verschillende omgevingen, sites en projects aan te maken, waardoor het erg verwarrend wordt voor de publishers en users en ze hierdoor zelfs gedemotiveerd kunnen raken. Kijk nog eens kritisch naar naar je plan zover en vraag jezelf af of je echt al die gedetailleerde structuur nodig hebt. Bekijk of er mogelijkheden zijn om het nog verder te vereenvoudigen alvorens verder te gaan.
8. Voorkom de top 10 valkuilen bij het uitrollen van Tableau server
Deze goede blog van zen master Mark Jackson beschrijft een aantal voorkomende valkuilen bij het uitrollen van een Tableau Server omgeving. Absoluut een aanrader om te lezen (Engelstalig).
Tot zover. Commentaar is welkom, is er nog iets wat je mist in deze lijst?
Stay tuned voor deel 2 van deze seri, waar we het gaan hebben over de overwegingen voor de system admin rol.