Tableau User Filters inregelen in 5 stappen

Ik ben bezig geweest met het maken van een sales dashboard waar ik een set van transactionele data visualiseer. Een van de vereisten was dat Tableau Server de gebruikers herkent en daaraan gekoppeld de sales regio. Super makkelijk met Tableau User Filters, toch?

Ik wil je graag demonstreren hoe je dit eenvoudig kunt instellen als je de volgende complicaties hebt:

• Meerdere accountmanagers op 1 regio – joinen van deze twee datasets zal resulteren in een vermenigvuldiging van het aantal records (en daarmee wordt een totaal overdreven beeld van de sales weergegeven!).
• Veel gebruikers (ik heb meer dan 100 accountmanagers) en geen tijd om alles handmatig te updaten omdat de teams continu wijzigen.
• Veel werkbladen in je werkboek en geen tijd en zin om de user filter op elke werkblad (sheet) in te stellen.
• Je wilt graag de onvermijdelijke “*” fout op een blend voor het joinen van tabellen in Tableau vermijden.

Grote dank aan Chris Love voor deze tip!

Stap 1: Zoek je Lijst met Gebruikers en Pivot/draai je data

Je hebt twee soorten data nodig – de toegewezen Tableau Server gebruikersnamen, en de bijbehorende regio’s. Ik heb een dummy dataset gemaakt om te kunnen demonstreren op onze favoriete retail store – Superstore. Doorgaans geeft de USERNAME() functie een weergave van de system username van je organisatie als je Tableau Server gebruik maakt van Active Directory om je gebruikers te laten authenticeren/inloggen.

Zoals je kunt zien, hebben we 4 sales regio’s in de Superstore, en 2 accountmanagers zijn verantwoordelijk voor elke regio.

Voorbeeld van mijn ruwe dataset

We moeten de data draaien zodat het beschikbaar komt als een lookup tabel, en de gebruikersnamen samenvoegen zodat deze in 1 cell beschikbaar komen. Dit heb ik gedaan met behulp van Alteryx.

Dit is hoe mijn workflow in Alteryx eruit zag met annotaties.

BONUS TIP! Wist je dat je je tools kunt annoteren in plaats van gebruik te maken van de comments box in Alteryx? Stuk makkelijker wanneer je tools verschuift/verplaatst in je workflow.

Stap 2: Join je lookup tabel met je transactionele data en output je data naar Tableau!

Stap 3: Connect je output (.tde/.csv) in Tableau en login Tableau Server

Stap 4: Maak de volgende calculatie:

Nu onze gebruikersnamen zijn samengevoegd in 1 cel voor elke regio, hebben we een associatie tussen 1 regio en meerdere gebruikersnamen bij login.

Stap 5: Maak een data source filter met de gemaakte calculatie en selecteer “True”.

De calculatie zoekt de gebruikersnaam en filtert op de regio zoals gespecificeerd in de lookup tabel (nu ge-joined met de transactionele data).

Dat was de laatste stap! 

Je kunt nu de navigatie onder het dashboard gebruiken om de gebruiker views te wisselen. Hopelijk zie je de handigheid van het piloten/draaien van de data om zodoende een betere user interface ervaring te bieden aan je Tableau Server gebruikers.